あなたと部下の対話は双方向になっていますか？
「1on1ミーティングをはじめてみたけれど、部下があまり話してくれない」
「研修で聞いた傾聴を実践してみたのだけれど、部下は言葉少なく沈黙してしまう」
管理職研修で学んだ内容を実践しようとした際に、このような問題は頻繁に発生します。マネジャーは予期せぬつまずきにどうしたらいいか分からず、そのうち変化の芽は枯れてしまい、学んだことはどこかへ忘れ去られてしまう。
せっかく変わろうと思っても元のマネジメントに戻ってしまい、現場のマネジャーも組織も一向に変わらない。
こうした、いざ実行に移そうと思った際に発生する問題は、研修では解決しづらいものです。
マネジャーが聞こうとする姿勢だけでは、部下とのコミュニケーションは双方向にはなりません。
今回は、マネジャーを悩ませる問題のひとつ「双方向のコミュニケーションを生む方法」について解説します。
もし部下が話してくれなかったら
「1on1ミーティングをはじめてみたけれど、部下があまり話してくれない」
「研修で聞いた傾聴を実践してみたのだけれど、部下の言葉は少なく沈黙してしまう」
「1on1をしてもいつのまにか自分ばかりが話してしまっている」
もし上記のような状態であれば、理由は簡単です。
あなたと部下は信頼関係が出来ていません。別の言い方をすると、あなたは部下から信頼されていません。
部下の意見は聞いてくれない、結局いつも自分の意見の押し付け、上司の満足する意見以外は自分が不利益を被る、話しても無駄だ、普段のあなたの言動から心理的に安心できない、パワハラ・セクハラといった行為が見られ人間的に信用できない。
部下から見たあなたを信頼できない要因はさまざまです。
聞き方がまずいとか、部下が内気だからといった要因もあるかもしれません。
しかし、さまざまな要因があれ、問題の本質は「あなたが部下から信頼されていない」という事実です。
あなたはある程度信頼関係ができていると思っていたとしても、そうではない。まずはその事実を認識しましょう。
双方向のコミュニケーションとは？
双方向のコミュニケーションとは、「一方が質問し、一方が答える」ではなく、役割が交代する。話すだけでなく聞き役にもなるような状態です。
組織活動のほとんどは、コミュニケーションによって成り立っています。
「双方向のコミュニケーション」によってはじめて、上司と部下はお互いを理解することができるようになります。
双方向のコミュニケーションは、組織のメンバーが活き活きと働き、最大の成果を発揮するために必要不可欠なものです。こうした対話により、組織のパフォーマンスは向上します。
さて、傾聴やコーチングの話を研修等で学ぶと、それを試してみようという方も多いようです。
しかし、そこで問題が発生します。
「こちらは聞くつもりでも、相手が話してくれない」
聞くだけでは対話は双方向にならない
傾聴は大切ですが、傾聴だけではコミュニケーションの問題は解決しません。
自分が聞き役になれば、部下は話す。そうすれば自然に双方向のコミュニケーションになると思っている方が非常に多いのですが、やってみるとそうはならないケースに沢山出くわします。
対話に参加してもらうためには、聞くだけではなく、相手を対話に招き入れる。
対話に参加してほしい意図やその目的まで、伝えることが必要です。
お互いが意識しないと会話は双方向にならない
双方向のコミュニケーションは、自然に起こるわけではありません。また、自分ひとりで双方向のコミュニケーションを作れるわけでもありません。
まず、自分が双方向のコミュニケーションをつくるという意図を持つ。
そして、相手にも双方向のコミュニケーションをとろうとする意図を持ってもらう必要があります。
つまり、双方向のコミュニケーションとは、部下にもコミュニケーションに参加してもらわなければなりません。
ほとんどの方は、部下とコミュニケーションをとる際に、明確な目的を設定していません。なんとなくがほとんどだと思います。
しかし、それでは、部下との関係性や相性で、コミュニケーションの質に大きなばらつきが生まれてしまいます。
多様なメンバーをマネジメントするためには、コミュニケーションそのものを理解し、コミュニケーションの目的を自身がしっかりと持つことから始める必要があります。
どういった目的で対話するのか？相手にどうしてほしいのか？
マネジャーは、目的を設定するだけでなく、相手にもコミュニケーションに参加してほしい意図をきちんと伝え、コミュニケーションに招き入れなければなりません。
何もしないと、部下はコミュニケーションに参加することに通常及び腰です。そこには心理的な障壁がある程度あることの方が普通です。
そのため、上司はただ質問をするだけでなく、その心理的な障壁を取り除くことを意識しなければなりません。そうしたスタンスや気持ちを示さなければ、部下はそれらを敏感に感じ取り、安全地帯から出ようとしなくなり何も語らなくなります。
今日はこうした目的で、〇〇さんの意見を聞きたいと思っている。
今の話を聞いて、〇〇さんはどう思う？
気が付いたことがあったら都度意見を言ってほしい。
わからないことがあったら随時質問してほしい。
etc.
双方向コミュニケーションの実現には時間がかかるケースもある
皆さんご存知の通り、知っていることと、できることには大きな違いがあります。
多くの難しい問題は、実行する際に生まれます。先に挙げたような方法も、スムーズに実践できるようになるためには多少時間はかかるでしょう。
また、すぐに相手が変わってくれるとも限らない難しさがあります。
先に述べたように、相手に対話へ参加してもらうことが必要です。
相手がすぐに参加してくれるかは、あなたと相手との関係性次第です。
信頼関係がすでにできている場合は、今回の内容もすぐに手応えを感じることができるでしょう。
一方で、今関係性が出来ていないのであれば、警戒した相手がコミュニケーションに参加してくれるまでには時間がかかると思います。それは仕方がありません。双方向コミュニケーションは、これまでの関係性の結果でもあるのです。
人はすぐに変わるものではありません。ですが、根気強くコミュニケーションを取り続けていけば、相手も理解してくれるようになります。
相手に変わってもらうためには、まずあなたが変わる必要がある。
あなたのコミュニケーションは双方向になっていますか？