明日から使えるファシリテーションスキル｜チームのコミュニケーションを活性化させる方法

上座から席順が決まっており、発言者からの話を聞くだけで、活発な意見交換や議論が生まれない。そんな会議をしていませんか？
管理職になったものの、会議進行のスキルを持ち合わせておらず、チーム内のコミュニケーションや、チームの関係性を高めるのに苦労される方も少なくありません。
コーチングのような個人に対するコミュニケーションスキルだけは、チームの関係性を高めることはできません。
そこでチームに働きかけるのに有効なのが、「ファシリテーションスキル」です。
今回は、明日から使えるファシリテーションスキルについて解説します。

ファシリテーションとは個人ではなくチームに対して影響力を発揮するもの

会議やプロジェクトをスムーズに進行させる能力をファシリテーションスキルと言います。
プロジェクト進行に必須のスキルとして学ぶコンサルティングファームの方を除くと、あまり馴染みのない言葉かもしれません。
コーチングが「個人」に対して行うものに対し、ファシリテーションは「チーム」に対して行うものです。
マネジャーとメンバーの間の信頼関係を構築した後は、チームとしての信頼関係を作っていく必要があります。ファシリテーションスキルは「チーム」の関係性を高めるためになくてはならないものなのです。

ファシリテーションスキルとは？｜基本的な４つのスキル

ファシリテーションスキルには、基本的な下記４つのスキルがあります。

1． 場のデザインのスキル

会議やプロジェクトの場を作り、メンバーの対話を促進するためのスキルです。単に人が集まってもチームにはなりません。
目標の共有からチームワークの意識の醸成といった、基礎となるチームビルディングが大きく影響を与えます。
実際の現場では、それだけでは不十分で、雰囲気を作ったり、議論を活性化させるための場の仕組み・配慮が必要です。マネジャー、メンバー、ベテラン、新人とプレッシャーの度合いが大きく異なります。

具体的には下記のような活動です。
① なにを目的にして、誰を集めて、どういうやり方で議論するのか、といった話し合いの前提の設計
② 論点の整理と、メンバーへの共有
③ メンバー同士の関係性を適切にデザインし、話しやすい場をつくる

特に、③の場のデザインについての知識を持っておらず、議論が活発にならないケースが良く見られます。人は環境によって振る舞い方が大きく変わるため、場をデザインするだけでも会議は変わります。

2． 対人関係のスキル

相手の意見を受け止めたり、アイディアを引き出すためのスキルです。
できるだけたくさんの意見や考えを出し合うには、参加者の心理的障壁を取り除き、しっかりと意見を受け止め、発言者を勇気づけ、本当の考えを引き出していかなければなりません。

3． 構造化のスキル

異なる意見をかみ合わせたり、出てきた意見を整理するスキルです。
議論の全体像、個々の意見を分かりやすく整理して、議論すべき論点やどれを採用するのかを絞り込んでいきます。ここではロジカルシンキングのような思考系スキルや、物事を構造化するフレームワークを知っていると、効率よく議論が展開できます。

4． 合意形成のスキル

参加者みんなが納得する形で意見をまとめるスキルです。
どのアイディアを採用するのか決めることはもちろんのこと、参加者全員が程度の差こそあれど納得している状態を作ることが求められます。
この時に避けて通れないのが意見の対立です。なにを基準にして最適な選択肢を選ぶのか、異なる意見をどうやって融合させるのか、決め方の認識を合わせることがファシリテーターに求められます。合意形成がきちんとできると、メンバーの腹落ち度、チームの結束力も高まります。合意ができれば、結論やネクストアクションを明確にします。

明日から使えるファシリテーションスキル

すぐに実践できるファシリテーションのコツについていくつかご紹介します。

始めに参加者に自分の意見を紙に書かせる

会議が始まって全体に発言を求めると、発言力のある人を中心に会議が進んでしまいます。そのため、まず参加者に自分の意見を紙やポストイット等に書き出してもらうようにし、次にその書かれたことを全員が発表するような進行にします。
こうすることにより、無理なく全員の意見を全員で共有する会議となります。
一度紙に書き出された意見は、誰が言ったかではなく、ひとつの意見として検討されていきます。この方法を使えば、普段、会議においてほとんど発言できない人でも、自分の意見を会議のテーブルに乗せることができ、先輩や偉い人の意見とも平等に検討されます。

上座、下座といった席順にしない

上目の者から席順が決まっている文化の場合は、それをマネジャー自らが崩してしまい、メンバーが座る位置をランダムにしてしまうのも効果的です。そうした理由での位置の固定は若いメンバーを傍観者にしやすく、発言者の偏りを生んでしまいます。場の力はあなどれません。

参加者に意見を整理させる

ファシリテーターが自分で整理するのではなく「参加者に整理させる」のもひとつの方法です。
ファシリテーターは、意見がある程度出てきたら 「皆さん今出された意見を整理するとどうなりますか？」と問いかけます。
参加者が出された意見を整理するのはファシリテーターの仕事と思っている場合、ファシリテーターの動きを期待し、参加者に主体性が生まれません。前段できちんと全員の意見が出せているのであれば、心理的な障壁は無くなっており、整理することにおいても、参加者からどんどん意見が出てくるはずです。参加者の主体性を引き出すためには、ファシリテーターがやってしまわないで、我慢して参加者が整理していく姿を見つめることも有効です。

反対意見を問う言い方をしない

「今の発言に対して意見はありませんか？」と問うてはいけません。この言葉は対立を生んでしまいます。対立的になるのは参加者の仲が悪いせいではなく、会議の進行そのものが、対立を生むようになってしまっているためです。
「他の意見はありませんか？」という聞き方をしましょう。この聞き方では、反対意見を集めるのではなく、できるだけ多様な意見を聞こうとしています。
「今の発言に対して意見はありませんか？」と「他に意見はありませんか？」では、会議の雰囲気が大きく違ってきます。

意見を選ばせるのではなく、ひとつにまとめさせる

意見を整理し、何らかの結論を出すタイミングで、ファシリテーターが意見を選ばせる代わりに、「整理されたものを、ひとつの意見にまとめてください」と言うことは参加者の納得感の醸成に非常に有効です。
「いい意見を選んでください」ではなく、「ひとつの意見にまとめてください」と言うことで、個人の考えた意見から選ぶのではなく、みんなの意見を参考に個人で考えた以上の意見をみんなで考えるという形にすることができます。これは、対立ではなく「共同」を生む進行となり、会議の雰囲気に大きく影響を与えるとともに、参加者の対立を排除し、納得感を作ります。

書いて残す

会議では必ずホワイトボードを使いましょう。オンラインであれば、参加者共通のファイルで書きながら進めましょう。
書いて見える化しなければ、参加者で同じ認識が持てず、食い違った理解のまま話し合いをしているということが起きやすくなります。また、たくさんの出た意見も忘れてしまいます。可視化されていない状態では議論は的を得ず、お互いの言いたいことを理解し合うには圧倒的に効率が悪くなります。

完璧を求めない

合意形成においては、多数決で決めても構いません。多数決で決めても文句が出ない（少ない）状況を目指しましょう。
「合意」の理想とは、「最善の策に全員が納得すること」です。ただし、これは現実的にはかなり難しいと言えます。
「全員で十分に意見を出し合ったのだから、最善の策ではないかもしれないけれど、とにかく全員で一度やってみよう」という合意で良いのです。70％の策かもしれないが、とにかく全員が一致して一度は取り組んでみることができる組織は、お互いを尊重することができ、実行力のあるチームです。
全員が「ここまで話したのだから多数決で決めるしかないな」と納得していることこそが大切です。

ファシリテーションスキルを使ってみよう

いかがでしたでしょうか？
ファシリテーションにおける場のデザインは、方法やコツを知ればすぐに実行に移すことが可能です。
最初はうまくできなくても気にする必要はありません。意識して取り組めば、ファシリテーションは回数を重ねるほど上達します。
チームの関係性を高めるファシリテーションを、早速はじめてみましょう。